POLÍTICA TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

CONTENIDO

• 1. OBJETIVO
• 2. ALCANCE
• 3. DEFINICIONES
  • 3.1. Tratamientos de datos personales
• 4. NORMATIVIDAD APLICABLE
• 5. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
• 6. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN DATOS
  • 6.1. Información solicitada por TOTAL QC S.A.S.
  • 6.2. MOMENTOS EN LOS QUE TOTAL QC S.A.S PÚBLICA LA INFORMACIÓN SOLICITADA
• 7. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES
• 8. MECANISMOS DE CONSULTA, ACTUALIZACIÓN Y RECLAMOS DE SUS DATOS E INFORMACIÓN PERSONALES
  • 8.1. GENERALIDADES
  • 8.2. PROCEDIMIENTO DE CONSULTA
  • 8.3. PROCEDIMIENTO DE RECLAMOS
  • 8.4. SEGURIDAD Y ALMACENAMIENTO DE LOS DATOS E INFORMACIÓN PERSONALES
  • 8.5. SOBRE LA AUTORIZACIÓN
  • 8.6. MODO DE OBTENER LA AUTORIZACIÓN Y PRUEBA DE LA MISMA
  • 8.7. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN
• 9. GRUPO RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN A QUEJAS RECLAMOS Y SOLICITUDES
• 10. MECANISMOS PARA CONOCER LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO
• 11. VIGENCIA Y MODIFICACIONES A LA POLÍTICA

1. OBJETIVO

Garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos que TOTAL QC SAS, hayan recopilado para las finalidades previstas en la autorización respectiva.

2. ALCANCE

La presente Política aplica en todos los niveles de la Compañía y a todas las bases de datos personales que se encuentren en poder de TOTAL QC SAS, y los Encargados del Tratamiento de datos Personales que obren en nombre de TOTAL QC S.A.S.

3. DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. De conformidad con la Ley 1266 de 2008. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquello que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la Ley 1266.

3.1 TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y de conformidad con las autorizaciones impartidas por los titulares de la información, TOTAL QC SAS realizarán operaciones o conjunto de operaciones que incluyen recolección de datos, su almacenamiento, uso circulación y/o supresión. Este Tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la presente política. De la misma forma se realizará Tratamiento de Datos Personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello.

4. NORMATIVIDAD APLICABLE

Ley 1581 DE 2012 (Régimen General de Protección de Datos Personales).
Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
Ley estatutaria 1266 de 2008 (Disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales).
Circular 002 del 03 de noviembre de 2015.
Decreto 1074 de 2015

5. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.

TOTAL QC SAS, se identificada con el Nit. 90.300.543-1 con única sede en la ciudad de Yopal, en la Carrera 30 #46-46 barrió la Américas, cuenta con Sedes en la ciudad de Villavicencio y la ciudad de Neiva, es la entidad responsable del tratamiento de la información y los datos personales que recolecta para el desarrollo y funciones de su misión.

Canales de atención y recolección principal de información:
Presencial: Carrera 30 # 46-46 barrio las Américas
Horario: Lunes a Viernes de 7:00 am a 12:00 pm

2:00 pm – 5:00 pm, sábados: de 8:00 am a 12:00 pm

Celular: 3212733611
Escrito: Carrera 30 # 46-46 bario las Américas
Correo electrónico: info@totalqcsas.com

6. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN DATOS

El tratamiento que realizará TOTAL QC S.A.S, será el de utilizar, recolectar, almacenar, procesar, usar su información personal, con fines administrativos y los requeridos por su sistema de gestión, dentro de las cuales se encuentran:

6.1 Información solicitada por TOTAL QC S.A.S.

A nuestros proveedores se solicita la siguiente información:

• Banco Tipo De Cuenta
• Titular
• No Producto
• Registro Único Tributario (Rut)
• Certificado Cámara De Comercio
• Fecha Renovación Cámara De Comercio
• Portafolio De Servicios
• Copia C.C. Representante Legal
• Certificación Bancaria
• Referencias Comerciales
• Formulario Inscripción De Proveedores
• Evaluación De Proveedores
• Documentos Del Vehículo
• Póliza De Aseguramiento Del Vehículo
• Certificación Iso 9001
• Certificación Ohsas 18001
• Certificación Iso 14001
• Ruc
• Certificación Onac
• Resolución Sena Autorización Para entrenamiento
• Trabajos En Altura
• Ficha técnica o manual del equipo o producto
• Certificado de acreditación para hacer la calibración o mantenimiento (resoluciones, normas o ante autoridad gubernamental)
• Licencia Salud Ocupacional. O acreditación
• Certificación para reserva en agencias de viaje
• Certificado de habilitación por la Secretaria de Salud (IPS)
• Licencia en Salud Ocupacional (Profesional)
• Licencia ambiental
• Registro INVIMA
• Análisis Microbiológico, Físico Químico U
• Organoléptico certificación Y Calibración De
• Equipos (Trazabilidad)
• Pagos De Seguridad Social
• Certificación Vigente De ASNT
• Certificación Como Metrologo
• Hoja De Vida Con Soportes De Formación, Estudios Y Experiencia Según Perfil De Cargo
• Acuerdo De Confidencialidad Externo Firmado.
• Certificación Auditor En La Norma Correspondiente
• Actas De Disposición Final De Residuos SG-S

A nuestro grupo de trabajadores solicitamos la siguiente información:

• Apellidos
• Nombres
• No. Cedula Ciudad
• Línea
• Cargo
• Tipo De Contrato
• N Contrato
• Salario
• Eps
• Arl
• Afp
• Caja De Compesación Familiar
• Fecha Nacimiento
• Edad
• Rh
• Dirección De Residencia
• Ciudad
• Celular
• Fecha De Ingreso
• Antigüedad (Meses)
• E-Mail corporativo
• E-Mail Personal

6.2 MOMENTOS EN LOS QUE TOTAL QC S.A.S PÚBLICA LA INFORMACIÓN SOLICITADA.TOTAL QC S.A.S

se reserva publicar información y los datos suministrados por el usuario, pues considera prioritario garantizar el cumplimiento de lo estipulado en esta política y mantener los datos y la información de manera confidencial.

7. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.

Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

8. MECANISMOS DE CONSULTA, ACTUALIZACIÓN Y RECLAMOS DE SUS DATOS E INFORMACIÓN PERSONALES.

8.1 GENERALIDADES

Con base en los numerales 4 y 5 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 se establecen las pautas para el Tratamiento de los datos personales TOTAL QC SAS:

Cualquier consulta frente a derechos de los titulares de carácter personal se debe realizar mediante un escrito dirigido al correo, asistente.administrativa1@totalqcsas.com en la cual debe redactar de manera clara la consulta.

Estos derechos pueden ser ejercidos únicamente por el titular ya que son derechos personalísimos, según el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013.

No se exigirá ningún valor o tasa por el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocación de autorización, dando cumplimiento así al artículo 21 del Decreto 1377 de 2013.

8.2 PROCEDIMIENTO DE CONSULTA.

Los requisitos y términos para atención de consultas se encuentran fijados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 que en resumen son los siguientes:

Comunicación escrita o electrónica, la cual debe contener fecha de solicitud, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto y teléfono para la notificación y si es por parte del representante del titular, deberá anexar documento autenticado que acredite dicha calidad.

Si es en medio electrónico, el titular o el legitimado podrá formular la consulta al correo electrónico al área correspondiente.

En medio físico deberá radicar la solicitud en la oficina de TOTAL QC SAS: La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud.

Las consultas serán atendidas en un término máximo de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de su recibo. Si no puede ser resuelta la solicitud en el término anterior, la entidad deberá dar razones por las cuales no se dio respuesta a la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco días siguientes al vencimiento del término inicial.

8.3 PROCEDIMIENTO DE RECLAMOS

Los titulares que consideren que la información y los datos contenidos en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento. Para dar cumplimiento a lo señalado en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el procedimiento será el siguiente:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8.4 SEGURIDAD Y ALMACENAMIENTO DE LOS DATOS E INFORMACIÓN PERSONALES

TOTAL QC SAS, pone en conocimiento de los destinatarios de la política, cuál va ser el tratamiento que se dará a la base de datos de la cual tiene conocimiento, así como la finalidad de la misma, teniendo el debido cuidado con el tratamiento de datos e información públicos, datos e información sensibles de los titulares y el tratamiento de datos e información de menores, de acuerdo a los artículos 5, 6 y 7 de la Ley 1581 de 2012:
En relación con la información relacionada con el ejercicio propio de sus funciones legales, TOTAL QC SAS, no requiere autorización previa, expresa e informada del Titular.
Cuando no corresponda al desarrollo de sus funciones misionales, TOTAL QC S.A.S, deberá obtener la autorización por medio de documento físico o electrónico, que permita una consulta posterior, con el fin de constatar que, sin el consentimiento del titular, los datos y la información nunca hubieran sido capturados y almacenados en medios electrónicos o físicos.

Toda labor de tratamiento de datos e información personales realizada por TOTAL QC SAS, deberá corresponder al ejercicio de sus funciones legales o a las finalidades mencionadas en la autorización otorgada por el titular, cuando la situación así lo amerita.
Los datos y la información personales solo serán tratados por empleados de TOTAL QC SAS, que cuenten con el permiso de ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades.

El tratamiento de los datos e información personales deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible, siempre y cuando el titular informe oportunamente sus novedades.

TOTAL QC SAS, se abstendrá de dar tratamiento a datos y la información sensible, entendidos estos en los términos del artículo 5o de la Ley 1581 de 2012. Sin embargo, la CRC dará tratamiento a datos e información sensibles en los casos previstos en el artículo 6o de la Ley 1581 de 2012, esto es, cuando:

El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;

El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización; El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

A efectos de dar cumplimiento a lo ordenado en el artículo 7o de la Ley 1581 de 2012, TOTAL QC SAS, será más riguroso en la aplicación de las políticas de tratamiento de datos y la información cuando se trate del uso de datos personales de los niños, niñas y adolescentes, asegurando la protección de los derechos fundamentales. Concretamente, TOTAL QC SAS, no dará tratamiento a los datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

Los datos y la información personales solo serán objeto de tratamiento por parte de TOTAL QC SAS, durante el tiempo y en la medida que la finalidad lo justifique.

TOTAL QC SAS, podrá intercambiar información de datos personales con autoridades gubernamentales o públicas tales como autoridades administrativas, de impuestos, organismos de investigación, organismos de control y autoridades judiciales, cuando la soliciten en ejercicio de funciones.

8.5 SOBRE LA AUTORIZACIÓN

La recolección de datos y la información se limitará a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la ley, no se podrán recolectar datos personales e información sin autorización del titular.

En este punto se debe tenerse en cuenta lo reglamentado en los artículos 3-3 4, 5, 6, 7, 8, 9 y 10 del Decreto 1377 de 2013. Concretamente en relación con el artículo 3-3, que trata sobre los datos e informaciones sensibles, se solicitará previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba.
Si se trata de datos o información de carácter personal privado correspondientes a personas naturales, la descripción de la finalidad del tratamiento de la misma se informará mediante el documento de autorización y se informará lo siguiente:

El tratamiento al que serán sometidos los datos e información personales y la finalidad especifica; Los derechos que le asisten como titular, y un correo electrónico, en donde se puedan realizar consultas ante el responsable o encargado del tratamiento.

8.6 MODO DE OBTENER LA AUTORIZACIÓN Y PRUEBA DE LA MISMA.

Con base en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013, y para dar cumplimiento en lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, el responsable del tratamiento de datos e información personales establecerá los mecanismos para obtener la autorización de los titulares, bajo las siguientes reglas:

Documento físico o electrónico, cualquier formato que permita garantizar su posterior consulta. La autorización será concebida por TOTAL QC SAS, y será puesta en conocimiento del titular de manera previa al tratamiento de sus datos e información personales.

Mecanismos necesarios para mantener los registros de cuando y como obtuvo la autorización por parte de los titulares de los datos e información personales, para dar cumplimiento con el artículo 8 del Decreto 1377 de 2008.

8.7 CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN

De acuerdo con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2013, TOTAL QC SAS, no requerirá la autorización del titular cuando se trate de:

Información o datos requeridos por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos e información de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos e información relacionados con el Registro Civil de las Personas.

9. GRUPO RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN A QUEJAS RECLAMOS Y SOLICITUDES

En TOTAL QC SAS, las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de Datos Personales bajo Tratamiento de la TOTAL QC SAS, para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización deberán ser dirigidas a:

Director Coordinador administrativo
Dirección: Carrera 30# 46-46
Teléfono: 3212733611
Correo electrónico: coordinador.administrativo@totalqcsas.com

El área antes mencionada será el contacto de los titulares de Datos Personales, para todos los efectos previstos en la autorización otorgada en esta política, de conformidad con el procedimiento que a continuación se establece.

10. MECANISMOS PARA CONOCER LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO.

Para proveedores, usuarios o titulares, en cualquier momento pueden acceder a la Política de Tratamiento la cual se encuentra publicada en la cartelera de la oficina o solicitar el folleto de difusión de la política. Antes de hacer captación de cualquier dato, el funcionario dará a conocer la política y dejara registro de su socialización. De igual manera, se enviara correo electrónico o a la dirección de correspondencia del titular la información correspondiente a la política.

TOTA LQC S.A.S, hará la impresión de esta política tipo folletos y la entregara a cada uno de los titulares, dejando registro como soporte. Al grupo de colaboradores de TOTAL QC S.A.S. se les dará a conocer la política a través de capacitaciones, y comunicados donde refiera el tratamiento de sus datos personales. Este registro se archivara como un soporte más a su hoja de vida.

11. VIGENCIA Y MODIFICACIONES A LA POLÍTICA

La presente Política de Tratamiento de información y datos personales entrará a regir a partir de la fecha de emisión de este documento y las bases de datos sujetas a tratamiento se mantendrán vigentes mientras ello resulte necesario para las finalidades establecidas. Cualquier cambio sustancial en la política, en los términos descritos en el artículo 5° del Decreto 1377 de 2013, será comunicado oportunamente a los titulares de los datos e información personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas.